আমেরিকা ও কানাডায় উচ্চশিক্ষায় রিসার্চ বা টিচিং অ্যাসিস্ট্যান্টশিপ পাওয়ার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ধাপ হলো প্রফেসর কোল্ড ইমেইলিং মাধ্যমে কাঙ্ক্ষিত শিক্ষকের দৃষ্টি আকর্ষণ করা। প্রতি বছর হাজার হাজার শিক্ষার্থী ফান্ডিংয়ের আশায় বিশ্বের বিভিন্ন প্রান্ত থেকে অধ্যাপকদের বার্তা পাঠান। সঠিক নিয়ম না জেনে ইমেইল করলে তা কোনো উত্তর ছাড়াই জিমেইলের ইনবক্সে পড়ে থাকে। পেশাদার উপায়ে নিজের যোগ্যতা তুলে ধরার মাধ্যমেই মেলে কাঙ্ক্ষিত ইতিবাচক সাড়া।

উচ্চশিক্ষার আবেদন প্রক্রিয়ায় একজন অধ্যাপক প্রতিদিন শত শত ইমেইল পান। এত মেসেজের মধ্যে নিজের বার্তাটি আলাদা করতে হলে শুরুতেই আত্মপরিচয় ও ইমেইলের উদ্দেশ্য স্পষ্ট করতে হবে। প্রথম দুই বাক্যের মধ্যেই নিজের বিশ্ববিদ্যালয়ের নাম, বিভাগ এবং আপনি কোন সেমিস্টারে ভর্তি হতে চান তা উল্লেখ করুন।

অধ্যাপক যে বিষয়ে বর্তমানে গবেষণা করছেন, সেটির সাথে আপনার কাজের মিল কোথায় তা খুব সংক্ষেপে তুলে ধরা উচিত। কোনো জেনোরিক বা গণহারে পাঠানো টেমপ্লেট ব্যবহার না করে প্রতিটি ইমেইল নির্দিষ্ট প্রফেসরের প্রোফাইল অনুযায়ী কাস্টমাইজ করাই সাফল্যের মূল চাবিকাঠি।

অধ্যাপককে ইমেইল করার আগে তার সাম্প্রতিক পাবলিকেশনগুলো অন্তত একবার খতিয়ে দেখা জরুরি। আপনি তার গবেষণার কোন দিকটি পছন্দ করেছেন এবং কীভাবে সেখানে অবদান রাখতে পারেন, সেটি ইমেইলে উল্লেখ করতে হবে।

আপনার পূর্ব অভিজ্ঞতা যদি সংশ্লিষ্ট বিষয়ের সাথে মিলে যায়, তবে সেই সংক্রান্ত নির্দিষ্ট কোডিং ভাষা, ল্যাব স্কিল বা ডাটা অ্যানালাইসিস টুলের নাম উল্লেখ করুন। এটি প্রফেসরের মনে বিশ্বাস জন্মায় যে আপনি কেবল ফান্ডিং নয়, বরং সত্যি কাজের প্রতি আগ্রহী।

যুক্তরাষ্ট্র বা কানাডার অফিশিয়াল কর্মঘণ্টার দিকে খেয়াল রেখে প্রফেসর কোল্ড ইমেইলিং পাঠাতে হয়। সাধারণত তাদের স্থানীয় সময় সোম থেকে বৃহস্পতিবার সকাল ৮টা থেকে ৯টার মধ্যে ইমেইল শিডিউল করে রাখা সবচেয়ে ভালো উপায়।

একবার বার্তা পাঠানোর পর অন্তত ১০-১৪ দিন অপেক্ষা করা উচিত। কোনো উত্তর না এলে বিনয়ের সাথে একটি ছোট ফলো-আপ ইমেইল পাঠানো যায়। অনেক সময় ব্যস্ততার কারণে শিক্ষকেরা আগের মেইল দেখতে পান না, ফলে ফলো-আপ ইমেইল বেশ ইতিবাচক ফল আনে।